FAQ – Häufig gestellte Fragen

Für die Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren und an Teilnahmewettbewerben können Sie sich als Bieter hier kostenfrei registrieren:

Zur Registrierung

Für die Recherche nach Bekanntmachungen und das Einsehen von Vergabeunterlagen benötigen Sie zunächst keine zusätzliche Software und auch keine Registrierung. Sie können Vergabeverfahren über die Vergabeplattform oder das Bekanntmachungsportal iTWO Tender aufrufen und die Informationen dort einsehen.

Wenn Sie Vergabeunterlagen herunterladen oder ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag einreichen möchten, ist eine Registrierung erforderlich. Für die Angebotsabgabe bei Bauleistungen müssen Sie zudem die jeweils aktuelle Version derBietersoftware AVA-Sign herunterladen. Die Vergabeunterlagen werden darin übersichtlich dargestellt. Das Leistungsverzeichnis liegt in der Regel im GAEB-Format vor und kann direkt in AVA-Sign bearbeitet und bepreist werden.

Für Liefer- und Dienstleistungen sowie für Architekten-, Ingenieur- und andere freiberufliche Leistungen wird das Leistungsverzeichnis häufig zusätzlich als MS-Excel-Datei bereitgestellt. Im Anwendungsbereich der VgV benötigen Sie für die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten in der Regel kein AVA-Sign.

Für die Nutzung der e-Vergabe entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten. Weitere Hinweise zum Ablauf des Teilnahmewettbewerbs finden Sie auch in einemSchulungsvideo auf YouTube. Bitte beachten Sie darüber hinaus stets die spezifischen Hinweise in den jeweiligen Vergabeunterlagen.

Die Nachweise und Erklärungen, die einem Teilnahmeantrag oder Angebot beizufügen sind, entnehmen Sie immer dem jeweiligen Vergabeverfahren. Sie können sich je nach Verfahrensart und Auftragsgröße unterscheiden.

Grundsätzlich nennt die Vergabestelle in den Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen genau, welche Unterlagen gefordert werden. Das können beispielsweise Eigenerklärungen zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit oder spezielle Eignungsnachweise sein.

Wenn während des Vergabeverfahrens Änderungen an den Vergabeunterlagen erfolgen, stellt die Vergabestelle in der Regel sogenannte Änderungspakete zur Verfügung. Diese Änderungspakete enthalten die aktualisierten Unterlagen und werden allen Unternehmen über die Plattform zugänglich gemacht, um Transparenz und Gleichbehandlung sicherzustellen.

Bieterfragen sind sehr wichtig, weil sie helfen, Unklarheiten in den Vergabeunterlagen frühzeitig auszuräumen und mögliche Fehler zu korrigieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bieter die Anforderungen und Bedingungen gleich verstehen und die Wettbewerbsgleichheit gewahrt bleibt.

Antworten auf Bieterfragen werden allen interessierten Unternehmen gleichermaßen zugänglich gemacht, ähnlich wie Änderungspakete. Die Fragen der Unternehmen und die dazugehörigen Antworten werden transparent über die Vergabeplattform als Fragen- und Antwortenkatalog veröffentlicht, sodass jedes Unternehmen Einsicht nehmen kann.

Welche Abgabearten zugelassen sind, hängt vom jeweiligen Vergabeverfahren ab und wird von der GMSH in den Bekanntmachungen bzw. in den Vergabeunterlagen vorgegeben. Grundsätzlich gibt es folgende Abgabearten:

• elektronisch in Textform
• elektronisch mit fortgeschrittener Signatur / Siegel
• elektronisch mit qualifizierter Signatur / Siegel

Maßgeblich ist immer die Vorgabe der Vergabestelle im jeweiligen Vergabeverfahren.

Für die Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen in elektronischer Form ist grundsätzlich die Textform nach § 126b BGB ausreichend. Das bedeutet, eine lesbare Erklärung mit Nennung der Person des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger reicht aus. Es ist keine qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur erforderlich, sofern der Auftraggeber dies nicht ausdrücklich fordert.

Wenn für Angebote bzw. Teilnahmeanträge eine Abgabe in elektronischer Form mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur oder einem fortgeschrittenen oder qualifizierten Siegel gefordert ist, brauchen Sie eine elektronische Signatur als Identitätsnachweis. Ihre Angebotsabgabe wird erst damit rechtsverbindlich. Bei den Trustcentern erhalten Sie weitere Informationen.

Jeder Bewerber bzw. Bieter erhält als Bestätigung seiner übertragenen Dokumente eine Quittung. Diese enthält folgende Informationen:

• Auftraggeber
• Vergabe- und Maßnahmennummer
• Datum und Uhrzeit des übermittelten Teilnahmeantrags bzw. die elektronische Angebotsabgabe

Ja, ein Angebot kann während der Angebotsphase auf der Plattform jederzeit zurückgezogen, geändert und erneut hochgeladen werden. Dies ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich. Nach Ablauf der Angebotsfrist sind grundsätzlich keine Korrekturen des Angebots mehr möglich.

Ein zu spät eingereichtes Angebot wird im Vergabeverfahren grundsätzlich ausgeschlossen, da die Einhaltung der Angebotsfrist zwingend ist. Nur rechtzeitig eingegangene Angebote können am Verfahren teilnehmen, um Gleichbehandlung und Transparenz sicherzustellen.

Die GMSH als landesweit größte öffentlich ausschreibende Stelle unterstützt Sie bei der Abwicklung Ihrer Vergabeverfahren für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie für freiberufliche Planungsleistungen mit Baubezug. 

Sie können uns direkt mit der Durchführung von Vergabeverfahren beauftragen, ohne diese Leistung selbst ausschreiben zu müssen. Denn wir erfüllen die rechtlichen Anforderungen einer zentralen Beschaffungsstelle (gem. § 120 Abs. 4 GWB), die von anderen öffentlichen Dienststellen ausschreibungsfrei beauftragt werden darf.

Wenden Sie sich für Ihr Anliegen an unsere Kundenhotline 0431 599-1460 oder per E-Mail an hotline_beschaffung@gmsh.de.

Weitere Informationen finden Sie im Bereich Beschaffung.

Wenn Sie sich bei einer Material- oder Dienstleistungsausschreibung von der GMSH unterstützen lassen möchten,  können Sie bereits einige grundlegende Informationen zusammenstellen und insbesondere eine Leistungsbeschreibung, eine Auftragswertschätzung und erste Ideen zu Zuschlagskriterien vorformulieren und ein grober Zeitrahmen bestimmen.

Elektronische Vergabe (e-Vergabe) bezeichnet die digitale Durchführung eines Vergabeverfahrens. Dabei werden die einzelnen Schritte eines Vergabeprozesses – von der Veröffentlichung der Ausschreibung über die Bereitstellung der Vergabeunterlagen bis zur Angebotsabgabe und Kommunikation mit den Bietern – über eine elektronische Vergabeplattform abgewickelt. Die e-Vergabe ersetzt damit weitgehend die früher übliche papierbasierte Durchführung von Vergabeverfahren.

Die Pflicht zur elektronischen Vergabe ergibt sich aus europäischen Vergaberichtlinien (2014/24/EU, 2014/25/EU und 2014/23/EU) und deren Umsetzung in deutsches Recht, unter anderem im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), in der Vergabeverordnung (VgV), der Sektorenverordnung (SektVO), der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Auch Regelungen zu Sicherheit, Vertraulichkeit, Fristen und Signaturen gehören dazu. Ziel ist es, Vergabeverfahren transparenter, nachvollziehbarer, effizienter und für Unternehmen leichter und EU-weit zugänglich zu machen.

Die e-Vergabeplattform der GMSH bietet öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen eine Möglichkeit, Vergabeverfahren vollständig digital durchzuführen. Sie unterstützt damit eine rechtssichere, transparente und effiziente Durchführung von Vergabeverfahren.

Alle übertragenen Daten sind durch die notwendigen organisatorischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen vor dem Zugriff durch unberechtigte Personen geschützt. Alle relevanten Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden erfüllt.

Für die Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren brauchen Sie eine gültige E-Mail-Adresse. Wir empfehlen ein Funktionspostfach. Welche Systemvoraussetzungen Ihr Rechner, Tablet oder mobiles Endgerät haben muss, können Sie bei unserem Dienstleister RIB Software GmbH nachlesen: Systemvoraussetzungen

Im eingeloggten Bereich von iTWO Tender können Sie in Ihrem Profil Ihre Angaben ändern. Hier finden Sie detaillierte Informationen dazu: Firmendaten vervollständigen oder ändern

Sie sollten regelmäßig Ihre Firmendaten überprüfen und aktualisieren. Bitte beachten Sie, dass eine Änderung Ihrer Stammdaten (z. B. Ihrer E-Mail-Adresse) erst bei künftigen Vergabeverfahren berücksichtigt wird. Für laufende Vergabeverfahren gelten Ihre alten Angaben, sodass beispielsweise E-Mails weiterhin an Ihre alte Adresse gesendet werden. Stellen Sie bitte sicher, dass wir Ihnen auch in diesen Fällen Mitteilungen senden können und dass Sie diese auch lesen können.

Ein neues Passwort können Sie hier anfordern: Passwort zurücksetzen