Elektronische Vergabe ist die elektronische Abwicklung eines Vergabeprozesses, sie ersetzt den Prozess in Papierform.

Alle übertragenen Daten sind durch die notwendigen organisatorischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen vor dem Zugriff durch unberechtigte Personen geschützt. Alle relevanten Sicherheitsanforderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden erfüllt.

Ein Trustcenter bescheinigt elektronische Identitäten. Sie können dort auch die notwendige Hard- und Software erwerben (Kartenlesegerät und Signaturkarte).

Für die Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren und an Teilnahmewettbewerben können Sie sich unter Registrieren anmelden.

Jeder Bewerber erhält als Bestätigung seiner übertragenen Dokumente eine Quittung. Diese enthält den Auftraggeber, die Vergabe- und Maßnahmennummer, das Datum und die Uhrzeit des übermittelten Teilnahmeantrags.

Sie brauchen keine zusätzliche Software zu installieren und Sie sind unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Sie benötigen lediglich eine E-Mail-Adresse (Funktionspostfach) und einen Rechner, ein Tablet oder ein mobiles Endgerät mit einem Browser. Nach Bekanntmachungen können Sie entweder unter Vergabeplattform oder im Bekanntmachungsportal iTWO tender recherchieren und die notwendigen Formulare einsehen, ohne sich vorher registrieren zu müssen. Nach der Registrierung können Sie Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb einreichen. Diese werden über eine Serverkomponente zuerst signiert und dann verschlüsselt an die GMSH übergeben. Ihnen fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Auf YouTube können Sie sich ein Schulungsvideo zum Prozessablauf des Teilnahmewettbewerbs ansehen.

Sie können entweder unter Vergabeplattform oder im Bekanntmachungsportal iTWO tender nach Bekanntmachungen recherchieren und die notwendigen Formulare einsehen, ohne sich vorher registrieren zu müssen. Für das Herunterladen von Vergabeunterlagen und für die Angebotsabgabe von Bauleistungen müssen Sie die jeweils aktuelle Version der Bietersoftware AVA-sign herunterladen. Alle Dokumente werden in einer übersichtlichen Struktur dargestellt. Das Leistungsverzeichnis ist grundsätzlich im GAEB-Format (VOB) Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen und kann direkt mit dem in AVA-Sign integrierten Leistungsverzeichnis-Viewer bepreist werden. Für Liefer- und Dienstleistungen, für Architekten- und Ingenieurleistungen sowie für weitere freiberufliche Dienstleistungen steht Ihnen ein Leistungsverzeichnis in MS Excel zur Verfügung. Im Anwendungsbereich der VgV benötigen Sie für die Abgabe der Teilnahmeanträge und Angebote in der Regel kein AVA-Sign. Bitte beachten Sie immer die Hinweise in den Vergabeunterlagen.

Welche Abgabearten zugelassen sind, hängt vom jeweiligen Vergabeverfahren ab und wird von der GMSH in den Bekanntmachungen bzw. in den Vergabeunterlagen vorgegeben. Grundsätzlich gibt es folgende Abgabearten:

• elektronisch in Textform
• elektronisch mit fortgeschrittener Signatur
• elektronisch mit qualifizierter Signatur
• schriftlich in Papierform

Maßgeblich ist aber immer die Vorgabe der Vergabestelle im jeweiligen Vergabeverfahren!

Für die elektronische Abgabe eines Angebots bzw. eines Teilnahmeantrags für Liefer-, Dienst- oder Bauleistungen benötigen Sie keine zusätzliche Hardware oder Software und auch keine Signatur. Bei Angeboten für Bauleistungen müssen Sie jedoch immer die jeweils aktuelle Version der Bietersoftware AVA-sign nutzen. Eine Signatur entfällt, Sie müssen lediglich an den vorgegebenen Stellen den Namen des Bieters und die zur Vertretung des Bieters berechtige natürliche Person benennen.

Sofern es sich bei den Vergabeverfahren um freiberufliche Leistungen handelt, die nach der Honorarordnung für Architekten- und Ingenieure (HOAI) vergütet werden, benötigen Sie für Ihre Angebotsabgabe zusätzlich die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Bitte beachten Sie dazu auch die Informationen für FbT.

Für die Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren brauchen Sie eine gültige, personenneutrale E-Mail-Adresse (Funktionspostfach), damit auch im Vertretungsfall die von uns versandten Unterlagen gelesen und bearbeitet werden können.  Welche Systemvoraussetzungen Ihr Rechner, Tablet oder mobiles Endgerät haben muss, können Sie bei unserem Dienstleister RIB Software GmbH nachlesen.

Wenn für Angebote bzw. Teilnahmeanträge eine Abgabe in elektronischer Form mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur oder einem fortgeschrittenen oder qualifizierten Siegel gefordert ist, brauchen Sie eine elektronische Signatur als Identitätsnachweis. Ihre Angebotsabgabe wird erst damit rechtsverbindlich. Für die qualifizierte Signatur benötigen Sie ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte (bitte erfragen Sie die Kosten dafür bei den Anbietern). Für die fortgeschrittene Signatur müssen Sie ein Software-Zertifikat beschaffen oder ein Kartenlesegerät nutzen (bitte informieren Sie sich bei den Anbietern). Bei den Trustcentern erhalten Sie Informationen über das fortgeschrittene oder qualifizierte Siegel. Soweit im jeweiligen Vergabeverfahren zugelassen, können Sie Ihre elektronische Abgabe von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen auch freiwillig mit einer entsprechenden Signatur versehen.

Im eingeloggten Bereich von iTWO tender können Sie in Ihrem Profil Ihre Angaben ändern. Hinweise dazu, wie Sie Ihre Angaben ändern können, finden Sie bei unserem Dienstleister RIB Software GmbH.

Sie sollten regelmäßig Ihre Firmendaten überprüfen und aktualisieren. Bitte beachten Sie, dass eine Änderung Ihrer Stammdaten (z.B. Ihrer E-Mail-Adresse) erst bei künftigen Vergabeverfahren berücksichtigt wird. Für laufende Vergabeverfahren gelten Ihre alten Angaben, sodass beispielsweise E-Mails weiterhin an Ihre alte Adresse gesendet werden. Stellen Sie bitte sicher, dass wir Ihnen auch in diesen Fällen Mitteilungen senden können und dass Sie diese auch lesen können.

Ein neues Passwort erhalten Sie bei unserem Dienstleister RIB Software GmbH. Hinweise dazu, wie Sie Ihr Passwort zurücksetzen lassen können, finden Sie bei RIB Software GmbH.

Bei weitern Fragen wenden Sie sich an unsere Ansprechpersonen unter Kontakt.